Grupo Gestor do SPA

O processo administrativo pode iniciar-se de ofício (pelo responsável pela instrução do processo, em virtude do cargo ocupado) ou a pedido de um interessado, sendo que o pedido poderá ser oral ou por escrito. A autuação de processos a pedido é uma modalidade de início do processo administrativo, prevista no art. 5º da Lei 9.784/1991. Conforme o art. 6º da mesma lei, salvo casos em que for admitida solicitação oral, o início do processo deve se dar de forma escrita (no caso da UFSC, via solicitação digital). Todos os servidores (interessados internos) estão aptos a iniciarem o processo via solicitação digital e encaminhar ao responsável pela unidade de interesse ou responsável pela instrução do processo, podendo este optar por converter a solicitação em processo administrativo digital, devolver ao interessado para suprimento de eventuais falhas ou recusar mediante exposição de motivos.

Interessados externos, por sua vez, devem dirigir-se ao Protocolo Geral (PROGER) da UFSC, para que o setor realize a abertura de processo a pedido.

A fim de ilustrar a responsabilidade pela abertura de processo, observe-se o diagrama no Anexo 1 ao OF C 2/CARC/PROAD/2022:

Para evitar o acúmulo de documentos arquivísticos no suporte físico, orienta-se que o setor não imprima seus documentos, em vez disso produza documentos nato digitais em PDF/A (documentos arquivísticos) ou PDF/E (plantas) e que esses documentos sejam anexados como peças aos seus respectivos processos no SPA. As peças deverão ser assinadas digitalmente com Certificado Digital no SPA. Desta forma, os documentos ficarão sob a responsabilidade da SeTIC para guarda conforme as normativas técnicas e legais vigentes. Ratifica-se para os devidos fins informativos o disposto nos artigos 1ª, 3º e 4º do Decreto Nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.