Grupo Gestor do SPA

O processo administrativo pode iniciar-se de ofício (pelo responsável pela instrução do processo, em virtude do cargo ocupado) ou a pedido de um interessado, sendo que o pedido poderá ser oral ou por escrito. A autuação de processos a pedido é uma modalidade de início do processo administrativo, prevista no art. 5º da Lei 9.784/1991. Conforme o art. 6º da mesma lei, salvo casos em que for admitida solicitação oral, o início do processo deve se dar de forma escrita (no caso da UFSC, via solicitação digital). Todos os servidores (interessados internos) estão aptos a iniciarem o processo via solicitação digital e encaminhar ao responsável pela unidade de interesse ou responsável pela instrução do processo, podendo este optar por converter a solicitação em processo administrativo digital, devolver ao interessado para suprimento de eventuais falhas ou recusar mediante exposição de motivos.

Interessados externos, por sua vez, devem dirigir-se ao Protocolo Geral (PROGER) da UFSC, para que o setor realize a abertura de processo a pedido.

A fim de ilustrar a responsabilidade pela abertura de processo, observe-se o diagrama no Anexo 1 ao OF C 2/CARC/PROAD/2022:

Do ponto de vista do sistema, não há diferenças entre as espécies documentais. Do ponto de vista institucional, há um entendimento de que, conforme a PN Nº 395/2021/GR, de 18 de maio de 2021,  solicitação digital é “documento avulso ou conjunto de documentos avulsos reunidos pelo interessado que poderá(ão) instruir processo a pedido, a critério do responsável pela unidade protocolizadora, ou suportar atividade administrativa” e processo é  o ” conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento e implica responsabilidade técnica, financeira ou administrativa com a finalidade de analisar, acrescentar informações e exarar decisões”.

Assim, a solicitação digital serviria para apoiar processos administrativos (não necessariamente terminando com a abertura de um processo) e/ou, instruir a abertura de um processo a pedido de um interessado, nos moldes do Art. 6º da Lei Nº 9.784/1999 e da PN Nº 395/2021/GR. O processo administrativo, por sua vez, teria um caráter mais formal e maior capacidade de proteger direitos e deveres dos interessados, cabendo ao usuário autorizado a autuar o processo a discricionariedade da decisão por autuá-lo ou não.