Qual a diferença entre solicitação digital e processo digital? Quando optar por um ou outro?
Do ponto de vista do sistema, não há diferenças entre as espécies documentais. Do ponto de vista institucional, há um entendimento de que, conforme a PN Nº 395/2021/GR, de 18 de maio de 2021, solicitação digital é “documento avulso ou conjunto de documentos avulsos reunidos pelo interessado que poderá(ão) instruir processo a pedido, a critério do responsável pela unidade protocolizadora, ou suportar atividade administrativa” e processo é o ” conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento e implica responsabilidade técnica, financeira ou administrativa com a finalidade de analisar, acrescentar informações e exarar decisões”.
Assim, a solicitação digital serviria para apoiar processos administrativos (não necessariamente terminando com a abertura de um processo) e/ou, instruir a abertura de um processo a pedido de um interessado, nos moldes do Art. 6º da Lei Nº 9.784/1999 e da PN Nº 395/2021/GR. O processo administrativo, por sua vez, teria um caráter mais formal e maior capacidade de proteger direitos e deveres dos interessados, cabendo ao usuário autorizado a autuar o processo a discricionariedade da decisão por autuá-lo ou não.