Atas de Reuniões
Pauta:1 – Validação e disponibilização do ambiente de homologação do SPA para a equipe do Protocolo Geral da UFSC; 2 – Dar continuidade às discussões em torno do tema para podermos seguir com as providências necessárias e cumprir o prazo estipulado. O propósito da reunião foi o de situar o grupo qual é a posição atual da UFSC em reposta à demanda do Governo Federal, com prazo para o dia 01.01.2018, referente ao Sistema de Protocolo Integrado – SPI (Portaria Interministerial nº 2.320/2014 e nº 851/2015) e para o Número Único de Protocolo – NUP (Portaria Interministerial nº 2.321/2014 e nº 705/2015).
Pauta:1 – Encaminhamentos sobre edição/exclusão de tramitação de processos; 2 – Revisão da minuta de Portaria que dispõe sobre a utilização e o funcionamento do processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito da UFSC. O propósito da reunião foi o de encaminhar soluções que compatibilizem as atividades do processo digital/eletrônico no âmbito da UFSC às normas federais e as disponibilidades de recursos do SPA. .
Pauta:1 – Revisão e proposta de alterações da portaria 2449/2017/GR que institui o Grupo Gestor Dos Sistemas de Gestão de Processos Administrativos; 2 – Encaminhamento da revisão e alterações da minuta de portaria que irá dispor sobre a utilização e o funcionamento do processo administrativo na UFSC; 3 – Resposta preliminar à consulta da servidora Lílian da PRODEGESP a respeito do trâmite do pedido de horário especial para servidor estudante na UFSC previsto na Lei 8.112/90
Pauta:1 – Leitura e aprovação das Atas nº 01/2017 a nº 03/2018; 2 – Funcionalidade de exclusão/edição no SOLAR; 3 – Revisão e propostas de alterações da portaria 2449/2017/GR que institui o Grupo Gestor Dos Sistemas de Gestão de Processos Administrativos com o Gabinete da Reitoria (portaria encaminhada anteriormente para a reunião do dia 05.04.2018) e da portaria que tratará da utilização e funcionamento do SPA; 4 – Publicidade das ações do grupo gestor e 5 – Dar continuidade às discussões inerentes ao grupo
Pauta:1 – Apresentação dos novos membros do Grupo Gestor dos Sistemas de Gestão de Processos Administrativos; 2 – Leitura e aprovação da Ata nº 04/2018; 3 – Leitura e debate dos questionamentos encaminhados por Lilian Cristiane Silva de Oliveira (quando usar processo ou solicitação digital no SPA e redução de jornada de trabalho e horário especial de servidores); 4 – Atendimentos encaminhados pelo DPAE e UFMG; 5 – Formalizar solicitações de procedimentos por parte da Procuradoria Federal e sobre a gestão documental ser aprimorada; 6 – Visibilidade das ações do Grupo Gestor; 7 – Inclusão dos novos membros na lista de e-mail e pasta compartilhada e exclusão de membros que não fazem mais parte do Grupo Gestor; 8 – Alteração da Portaria 2449/2017; 9 – Contato telefônico, lotação e cargo dos membros do grupo e 10 – Agendamento da próxima reunião e sugestão de data
Pauta: 1 – Assinatura da Ata nº 04 e aprovação e assinatura da Ata nº05 de Sessão Ordinária do Grupo Gestor; 2 – Afastamento do membro representante da PROAD, Rodrigo Valverde e solicitação de substituto; 3 – Apresentação do site do Grupo Gestor e abertura a contribuições; 4 – Leitura de minuta de resposta ao DPAE, para apreciação dos membros e posterior encaminhamento ao interessado; 5 – Apresentação de resposta encaminhada à UFMG; 6 – Revisão e Discussão da Portaria s/nº, que trata da designação dos membros e as competências do Grupo; 7 – outros assuntos de interesse.
Pauta: 1 – Leitura e aprovação da Ata nº06 da Sessão Ordinária do Grupo Gestor; 2 – Leitura da minuta de resposta ao Departamento de Projetos de Arquitetura e Engenharia (DPAE), para apreciação dos membros e posterior encaminhamento ao interessado; 3 – Revisão e aprovação da minuta da Portaria s/nº que designa os membros e dispõe sobre as atribuições do Grupo Gestor; 4 – Discussão sobre as publicações das ações do Grupo Gestor no site; 5 – Integração do SPA ao barramento PEN; 6 – Discussão sobre e minuta da Portaria s/nº que dispõe sobre a implantação e funcionamento do Processo Administrativo eletrônico ou digital no âmbito da UFSC; 7 – Outros assuntos de interesse.
Pauta: 1- Leitura das demandas recebidas para fazerem 9 parte de pautas futuras de reuniões do Grupo Gestor SPA; 2 – Assinatura da Ata nº 06/2019; 3 – Leitura, aprovação e assinatura da Ata nº 07/2019; 4 – Portaria s/nº designação dos integrantes e competências do grupo; 5 – Demanda do diretor do DCF sobre migração de processos de Empenho e Pagamento para o meio digital; 6 – Demanda da Divisão Médica do HU sobre a tramitação de processos para mais de um setor; 7 – Demanda da SETIC sobre o barramento do PEN; 8 – Possibilidade de adoção do SEI; 9 – Permissões de acesso do SPA; 10- Outros assuntos de interesse do grupo.
Pauta: 1 – Assinatura das Atas n°06 e 07/2019; 2 – Leitura e aprovação da Ata n°08/2019; 3 – Apresentação da minuta das respostas ao DCF e 10 Divisão Médica do Hospital Universitário (HU) pelo subgrupo; 4 – Apresentação de resultados do subgrupo que trata das permissões ao SPA; 5 – Apresentação do e-mail enviado ao Arquivo Nacional sobre o Sistema Eletrônico de Informações (SEI); 6 – Apresentação das duas alterações realizadas na portaria s/n° designação e competências do Grupo Gestor; 7 – Apresentação dos encaminhamentos sobre o barramento PEN (credenciais de produção, contato com o governo e com Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS sobre o SEI); 8 – Outros assuntos de interesse do grupo.
Pauta:1– Definição de Unidades Protocolizadoras na UFSC; 2 – Protocolo Geral (PROGER/CARC).
Pauta: 1 – Apresentar para aprovação a Minuta de Portaria Normativa (Unidades Protocolizadoras) para posteriormente ser encaminhada ao Gabinete da Reitoria (anexada a Ofício); 2 – Apresentar as Atribuições do PROGER; 3 – Comunicar que incluiremos no website do grupo a definição de Unidade Protocolizadora e Como se dá a Formação/Início do processo administrativo; bem como a Portaria Normativa; 4 – Apresentar o encaminhamento do Leonardo com as regras de sigilo adotadas no Sistema de Processos Administrativos (SPA); 5 – Apresentar minuta de documento com a análise da legislação vigente sobre sigilo; 6 – Outros encaminhamentos que se façam necessários.